Các nhà sản xuất thiết bị văn phòng cung cấp một loạt các thiết bị được gọi là đa chức năng. Các thiết bị này có thể hoạt động như một máy in, máy quét và máy photocopy. Chúng chiếm ít không gian hơn ba công cụ riêng biệt, rẻ hơn và giúp làm việc với thông tin dễ dàng hơn và nhanh hơn.
Hướng dẫn
Bước 1
Bắt đầu lựa chọn thiết bị đa chức năng (MFP) bằng cách xác định nhu cầu của bạn. Thông thường, MFP được xây dựng dựa trên một trong các chức năng, đó là, có thể phân biệt máy photocopy MFP, máy quét MFP và máy in MFP. Bạn nên chọn loại MFP, chức năng hàng đầu mà bạn sẽ sử dụng tối đa.
Bước 2
Trước khi mua, bạn nên có một ý tưởng sơ bộ về những thông tin bạn sẽ in và sao chép trên thiết bị này. Dựa trên điều này, bạn có thể quyết định xem bạn có cần in màu toàn bộ hay không, bạn sẽ sử dụng khổ giấy nào, bạn sẽ in và sao chép bao nhiêu trang mỗi tháng.
Bước 3
Một số máy in đa chức năng được trang bị các phương tiện xử lý sau, nếu bạn cần ghim, ghim hoặc cuộn các tờ kết quả, với các thiết bị như vậy sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Bước 4
Chi phí của một thiết bị đa chức năng không chỉ là giá ghi trên bảng giá trong cửa hàng mà còn đáng giá thêm vào đó là chi phí bảo dưỡng thiết bị. Tính chi phí mỗi trang để in hoặc sao chép trên mỗi máy in đa chức năng, sau đó nhân với số trang ước tính mỗi tháng. Quyết định xem bạn có hài lòng với giá dịch vụ hàng tháng đó không.
Bước 5
Một số MFP rất khó sử dụng, chúng là những cỗ máy thực sự với bảng điều khiển, chúng hoạt động hiệu quả hơn và tự động hóa hơn, nhưng bạn không thể tìm ra chúng ngay lập tức, bạn có thể phải thuê một nhà điều hành MFP đặc biệt cho chúng. Điều này là hợp lý nếu khối lượng công việc trên MFP lớn và liên tục, nhưng đối với một máy in-máy quét-máy photocopy văn phòng đơn giản, đôi khi bất kỳ tài liệu nào được in và thậm chí nhiều hơn đối với máy MFP gia đình, sự phức tạp như vậy là không cần thiết. Bạn có thể chọn một thiết bị rất đơn giản với giao diện trực quan.
Bước 6
Các MFP có thể có các chức năng bổ sung - fax, khả năng gửi tài liệu bằng e-mail, MFP không dây. Bạn cần quyết định xem những tính năng này có cần thiết hay không.
