Nếu bạn định gửi fax một bức thư, hãy tuân theo một số quy tắc nhất định khi soạn thư để người nhận thư đọc được chứ không phải gửi thẳng vào giỏ giấy vụn.
Hướng dẫn
Bước 1
Soạn một bức thư trong trình soạn thảo văn bản MS Word hoặc sử dụng một mẫu có thể được chọn trong MS Publisher (có logo của công ty). Nếu bạn định gửi bảng, bạn cũng có thể sử dụng MS EXEL. Ảnh phải có đuôi.jpgG.
Bước 2
Kích thước của một bức thư tiêu chuẩn được gửi qua fax là một trang A4. Phông chữ - kích thước ít nhất 10 điểm. Vì vậy, đừng rải suy nghĩ của bạn dọc theo cây để bạn không phải gửi một bức thư trên một vài trang. Và đừng cố gắng đưa tất cả thông tin bạn nghĩ là cần thiết vào một trang bằng cách sử dụng kích thước phông chữ gần bằng không.
Bước 3
Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Nếu người nhận của bạn cần thêm thông tin, bảng thông tin, hình ảnh, họ sẽ không ngần ngại thông báo cho bạn về điều này bằng số điện thoại hoặc địa chỉ e-mail được nêu trong thư của bạn. Chỉ viết về những gì có thể quan tâm đến người nhận của bạn. Nếu một yêu cầu đã được gửi đến bạn, vui lòng chỉ trả lời nó.
Bước 4
Không chèn hình ảnh quá nhỏ hoặc hình ảnh có đồ họa phức tạp vào văn bản, để người nhận địa chỉ của bạn không có ấn tượng "mờ" về bạn, dịch vụ và công ty của bạn theo đúng nghĩa đen.
Bước 5
Gửi địa chỉ từng người nhận bằng tên và từ viết tắt, ngay cả khi bạn đang gửi thư bằng fax. Hãy chắc chắn cảm ơn người nhận địa chỉ đã đọc bức thư này và chỉ sau đó mới tiến hành trình bày thông tin bạn có về hàng hóa hoặc dịch vụ của mình hoặc câu trả lời cho câu hỏi của họ.
Bước 6
Nếu bạn tham gia vào hoạt động gửi thư thương mại, hãy cố gắng thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng bằng giá cả và chiết khấu cho hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn, làm nổi bật chúng bằng hình ảnh.
Bước 7
Khi hoàn thành lá thư của bạn, hãy chắc chắn bày tỏ hy vọng được hợp tác hơn nữa. Cho biết địa chỉ, số điện thoại / fax và e-mail của tổ chức của bạn (ngay cả khi chúng đã được bạn chỉ ra trước đó).
